• 7 Aralık 2019 / Cumartesi 05:06

HDI Sigorta Bordro ve Özlük İşleri Müdür Yardımcısı Dinçer Keçeci ile IK’da Yaşanan Dijital Dönüşümü Konuştuk

6 yıldır HDI Sigorta’da çalışıyorum ve şu anda HDI Sigorta çatısı altında Bordro Özlük İşleri Departman Yöneticisi olarak görev yapmaktayım.

HDI Sigorta olarak 100 yılı aşkın bir Sigortacılık deneyimine sahip olan ve 150 ülkede faaliyet gösteren %100 Alman sermayeli Talanx International’ın Türkiye’deki merkeziyiz. Yaklaşık 300 çalışanımız, 13 bölge müdürlüğümüz, 1300’den fazla acentemiz ile Tüm Türkiye’de hizmet vermekteyiz.

Sizlerle meslek hayatımın en keyifli ve en verimli sürecindeki tecrübelerimi özet olarak paylaşacağım.

15 yıllık İnsan kaynakları kariyerimde birbirinden farklı sektörlerdeki kurumsal şirketlerde çeşitli yazılımlar kullanarak çalıştım. Bu süre zarfında olmazsa olmazımız Bordro başta olmak üzere, Özlük Takibi, İzin Otomasyonu, Performans Değerleme, Kariyer Planlama, PDKS (Giriş-Çıkış Sistemleri) vb. birçok yazılım teknolojisi ile mecburen haşır neşir oldum. Yazılım sistemlerinin yetersiz kaldığı noktalarda kurtarıcı excel imdadıma yetişiverdi.

Excel ile boğuştuğum zamanlarda donanımsal, yazılımsal ve hatta günümüzde artık Mobil Teknolojilerin, insan kaynağının yönetilmesinde daha etkin kullanılabilmesi için yapılabilecekleri düşündüm, fikirler biriktirdim.

HDI Sigorta’da göreve başlamamın hemen ardından Genel Müdürümüzün değişmesi kariyerimin dönüm noktasını oluşturdu. Yeni Genel Müdürümüzün yeniliklere ve teknolojiye sıcak bakması sayesinde yıllardır edindiğim birikimlerimi değerlendirme, teknoloji konusundaki fikirlerimi projelere dönüştürme imkanını buldum.

İlk iş olarak görevim dahilindeki aksaklıkları tespit etmeye başladım. Bordro programımız tek kullanıcılı ve tek bir bilgisayarda idi, personel bütçesi sadece excelde hazırlanıyordu, kart okutma sisteminden rapor çekmek hiç pratik değildi, yıllık izinler ayrı bir program üzerinden giriliyordu, özlük kayıtları yine sadece excel üzerinden takip ediliyordu. Birbiri ile entegre ilerlemesi gereken birçok süreç birbirinden bağımsız programlar ya da excel dosyaları üzerinden yürütülüyordu.

İlk anda tespit ettiğim bu öncelikli eksiklikleri gidermek, gerekli adımları atmak için araştırma yapmaya başladım. Bordro, özlük, izin, kart okutma sistemi ve personel bütçesini entegre hale getirmeliydik ve bunu başardık. Artık İnsan Kaynaklarında birbirinden farklı olan programlarımız aynı dili konuşuyor.

Bu noktaya gelene kadar süreçte karşılaştığım en büyük zorluk harekete geçtiğim dönemde şirketimiz bünyesinde başlamış olan Bilgi İşlem projesi oldu. Şirket içerisinde sektörle ilgili ana süreçlerin Almanya’daki merkezimizin sistemine uyumlu hale getirilmesi çalışması nedeniyle Bilgi İşlemden yeterli desteği almakta zorlandığım ve proje ekibi oluşturamadığım için süreci yürüttüğüm dönemde zaman zaman büyük zorluklar yaşadım.

“Beni öldürmeyen acı güçlendirir” demiş ismi zor telaffuz edilen ünlü bir düşünür (Friedrich Nietzsche). Benim için zor olan sürecin sonunda hissettiğim duygu da aynen bu oldu.

Geçirdiğim süreçte yazılım kadar birlikte çalışacağım ekip de benim için çok önemliydi. Birlikte yaptığımız toplantılarda İK süreçlerine hâkim, ihtiyacımızı anlayan ve bizimle aynı dili konuşan bir ekiple birlikte olduğumu gördüm, bu benim için büyük şanstı.

Özellikle bordro, yıllık izin ve kart okutma sisteminin birbirine entegre olduğu bir sistem oluşturmayı yıllardır istiyordum ve burada o sistemi kurmayı başardım. Çalışanlarımız Benim Sayfam adını verdiğimiz, kendi kullanıcı adları ve kendi şifreleri ile girdikleri bir sayfaya sahipler yıllık izin girişlerini bu sayfa üzerinden yapabiliyorlar. Sadece yıllık izin değil, herhangi bir nedenden dolayı işe gelmedilerse (mazeret izni, doğum, ölüm, evlenme izinleri, görev ve benzeri) yine bu sayfa üzerinden girişlerini yapıyorlar ve bu girişler yöneticilerinin onayına düşüyor. Yöneticileri onayladıktan sonra da bizim karşımıza onaylanmış olarak geliyor. Kart okutma programı üzerinden rapor aldığımız zaman da gelmedikleri günler için sisteme girişleri olduğundan devamsız görünmüyorlar. Ay sonunda bordro hesaplamasında da girdikleri yıllık izin günleri otomatik olarak bordrolarına düşüyor.

Kart okutma sistemimizin bir diğer özelliği de istenildiği takdirde geç gelen, erken çıkan ya da devamsız olan personel olduğunda yöneticisine mail ile bilgi gitmesini sağlayabiliyor.

Önceden bordro isteyen personel bizden talepte bulunurken şimdi yine Benim Sayfam üzerinden geriye dönük olarak istedikleri ayın bordrosuna ulaşabiliyorlar.

Bütçe konusunda da hem excel üzerinde formül ya da satır kaydırma riskini ortadan kaldırmak, hem değişiklik ve güncelleme işlemlerini çok daha hızlı yapabilmek, hem de departman ve hatta kişi bazlı bütçe raporlarını en sağlıklı şekilde alabilmek için bir sistem kurduk. Önceden excel üzerinde departman kırılımlarına inmemiz, farklı istatistiki raporlar hazırlayabilmemiz çok zaman alacak işlemlerken şimdi istenen her türlü kırılımı kolaylıkla çıkarabiliyor, görsel olarak zengin bir şekilde bütçe raporlarımızı sunabiliyoruz.

Yaptığımız çalışmalar sonucunda kurduğumuz bu sistemle ilgili hem personelden hem de şirket yönetimimizden çok olumlu geri dönüşler aldık. Çalışanlarımız tek bir ekrandan izin girebiliyorlar, bordrolarını alabiliyorlar, özlük bilgilerindeki değişiklikleri anlık olarak kaydedebiliyorlar. Yöneticilerimiz İnsan Kaynaklarından rapor gelmesini beklemeden kendilerine bağlı personelin giriş çıkışlarını anlık olarak takip edebiliyor, istedikleri şekilde rapor alabiliyor, personelinin izin tarihlerini tek bir tabloda görüntüleyebiliyorlar.

Yıllardır bu mesleği yapan birisi olarak İnsan Kaynaklarının (özellikle bordro ve özlük departmanının) gelişimi açısından en büyük isteklerimden biri insanların kafasındaki masa başına gömülmüş departman imajını ve bu işleri yapan kişilerin üzerine yapışan devlet memuru imajını yıkmaktı. Kurduğumuz sistem sayesinde kazandığımız zamanımızı şirket içerisindeki sosyal faaliyetlerle değerlendirince bu imajı da yıkabildiğimizi gördüm.

HDI Sigorta olarak bu yıl sonundan önce yeni binamıza taşınmayı planlıyoruz. Yeni binamıza taşınmamız İnsan Kaynakları olarak yeni teknolojiler getirmemiz için de yeni bir fırsat olacak. Gelecek için mevcut projelerimizin yanına yeni binamızda uygulayabileceğimiz yenilerini de eklediğimiz zaman süreçte yapabileceğimiz projelerimizi sizlerle paylaşmak isterim.

Öncelikli hedefimiz endüstri 4.0 ile hayatımıza giren IOT (İnternet of thinks) projelerimizi hayata geçirip, IOT u insan kaynakları yönetiminde etkin bir şekilde kullanmak olacak.

Normalde yılda bir yaptırdığımız ortam hava ölçüm değerlerimizi akıllı sensörlerle ölçüp anlık olarak takip ederek ofis ortamı ile çalışma alanı hava kalitemizi arttırabiliriz, çalışma ortamını bu sensörlerden alacağımız verilere dayanarak iklimlendirerek çalışanlarımızın maksimum verimle çalışacağı bir ortam yaratabiliriz.

Bluetooth Teknolojileri kullanarak yeni ofisimizde en çok kullanılan sıcak bölgeleri, en az kullanılan soğuk bölgeleri ölçümleyebilir, ölçümlenen bu değerler sonucunda çalışanlarımızın daha mutlu yaşayabilecekleri akıllı bir bina oluşturabiliriz.

Mobile doğru hızla ilerleyen dünyada mobil teknolojileri hayata geçirerek çalışan deneyimini arttırabilir, Benim Sayfam uygulamamızı mobile taşıyabiliriz.

Personel kartlarımızı mobile taşıyabilir, bu sayede kartların içerisinde var olacak NFC (Near Field Communication- yakın alan iletişimi) akıllı etiket teknolojisi ile mobil giriş çıkıştan, izin optimizasyonuna hatta zimmet yönetimine kadar oluşacak anlık bilgiyi kolaylıkla yönetebiliriz.

Indoor mapping uygulaması ile büyük bina içerinde navigasyon sistemini hayata geçirebilir, böylelikle misafirlerimizin ya da ziyarete gelen acentelerimizin bina içerisinde var olan birimlere uygulamamız içerisinden kullanılacak navigasyon ile kolayca ulaşılabilmelerini sağlayabiliriz.

Mobil uygulamamız ile sağlık uygulaması arasında var olacak olan entegrasyon sayesinde, çalışanın gün içerinde seyreden sağlık bilgilerine anlık ulaşabiliriz, sağlık değerleri normal limitler dışında seyreden çalışanlarımıza anlık doktor kontrolü sağlayabiliriz. Bunun için giyilebilir teknoloji dediğimiz bileklikleri kullanabiliriz.

Yine mobil uygulamamız içerisinde var olacak SOS uygulaması ile çalışanımızın her daim yanında olabiliriz. (Uygulama içinden ulaşılabilen SOS butonu çalışanın anlık konumunu ve yardım talebini iletebilir, talebin iletilmesinden hemen sonra tüm HDI imkanlarını çalışanımız işin seferber edebiliriz)

Yıllardır edindiğim birikim, gözlem ve tecrübelerimle İnsan Kaynakları alanında teknolojiyi kullanabileceğimiz alanları bu şekilde tespit ettim. Hepsi bir anda olmayabilir ama geçmişten bugüne kadar geçirdiğim sürece bakınca bu planlarımı hayata geçirebileceğimden umutluyum.

Tüm bu yenilikleri şirketimize getirmemize imkân sağlayan, sürekli neler yapabiliriz diye düşünürken benden desteğini esirgemeyerek beni motive eden Genel Müdürümüz Sayın Ceyhan Hancıoğlu’na, İK Grup Müdürüm Sayın Özlem Kalkan’a ve ben projeye odaklandığım sürece hem şirket içerisindeki işlerimde hem de yeni sistem üzerindeki test çalışmalarımızda bana büyük destek olan ekibimin kıymetli çalışanı İnsan Kaynakları Uzmanımız Burak Çelik’e,

NetsisHR, NetPDKS ve Net1Budget programlarının kurulum ve uyarlama süreçlerindeki desteklerinden ötürü hem Logo’ya hem de Net1 Teknoloji’ye, Teşekkürlerimi sunuyorum.


30 kez görüntülendi. 03.09.2019 tarihinde eklendi.
Yukarı Dön