ERP sisteminin en güzel çıktılarından birisi, gerçekleşen maliyetleri izleyebilmek ve kontrol altına alabilmektir. Günümüz işletmeleri ürün pazarında, çeşitlilik ve kalite anlamında ne kadar iyi olsalar da, yaptıkları üretimin maliyetlerini kontrol altına alamadıkları, kârlılıklarını hesaplayamadıkları sürece, gün gelir yok olmaya mahkum kalırlar.
Biz yıllardır yapmış olduğumuz çalışmalarda bunun önemini bilerek ve görerek ilerledik. Yalın Üretim konusundaki danışmanlarımızı da çalışmalarımıza dahil ederek hem yalın hem de gerçeğe yakın bir maliyet yapısı kurmaya çalıştık. Şu anda da, daha adil bir dağıtım amacıyla, dağıtım anahtarlarının revizyonu ile sistemimizi iyileştirmeye çalışmaktayız.
Maliyet sistemini kurabilmek için adım atıldığında, ERP sisteminin tamamını baştan sona tekrar sorgulamak, gerekli görülen yerlerde yeniden yapılanmaya gitmek gerekebilir. Maliyet sistemi, ERP’ye tepeden bakmayı da bir nebze zorlamış olacaktır. Datalarla boğuşurken birçok problemli konuya girilmek ve incelenmek zorunda kalınacak ve buradan da iyileştirme çalışmaları tetiklenecektir.
Bu tür bir sisteme başlamadan önce muhasebesel açıdan masraf merkezleri belirlenmeli, gider kalemleri kırılımları iyi yapılmalıdır. Biz ERP sistemimizi muhasebe programından besleyerek, ilgili ay içerisinde gerçekleşen masraflarımızı belirlediğimiz dağıtım yöntemleri ile üretimde gerçekleşmiş iş emirlerine dağıtarak aylık maliyet raporlarımızı çeşitli kırılımlarda oluşturmaktayız.
Çalışmalarımıza ilk başladığımızda dağıtım anahtarlarımızı basit ve masraf merkezlerimizi daha genel ve az sayıda belirlemiştik. Zamanla yaptığımız analizlerle sürekli iyileştirmeyi hedef alarak, dağıtım anahtarlarımızı daha adil bir dağıtım sağlayabilmek ve masraf merkezlerimizi daha detaya inebilmek için de kırmak durumunda kaldık. Ancak sistem içinde kaybolmamak için yalın bir şekilde işe başlamak önemlidir.
Masraf Merkezlerinin Oluşturulması:
Masraf merkezi aslında üretime direkt etkisi olmayan destek bölümler ve iş yapış şekillerine, makine parkuruna ya da operasyon grubuna göre ayrıştırmak istediğimiz üretim merkezleridir. Masraf merkezlerini çok kırılımlı yapmak, veri analizinde detayda çalışmayı sağlayacaktır.
Gider Kalemlerinin Belirlenmesi:
Ana gider kalemleri, malzeme, işçilik, genel giderler vs. olarak gruplanabilir. Bu ana kalemlerin altı, görmek istediğimiz ya da takip etmek istediğimiz maliyetlere göre kırılabilir.
Maliyet Unsurlarının Belirlenmesi:
Literatürde maliyet unsurları yüklenilebilme durumlarına ve davranışlarına göre ayrıştırılır. Biz de maliyet unsurlarımızı;
Yüklenilebilme Durumlarına Göre
- Direkt (Dolaysız) maliyetler: Mamul ürün üretilirken direkt etkisi olan unsurlar,
- Endirekt (Dolaylı) maliyetler: İlgili üretim merkezinde direkt oluşmayıp, dolaylı olarak etkisi olan süreçlerden gelen maliyetlerdir.
Davranışlarına Göre
- Sabit maliyetler: Üretim miktarı değişse de aynı kalan maliyetlerdir. Üretim az olsa da katlanmamız gereken maliyetlerdir.
- Değişken maliyetler: Üretim miktarına bağlı olarak değişkenlik gösteren maliyetlerdir.
Ayrıca Kurulacak Yapıya Göre
- Yarı sabit maliyetler
- Yarı değişken maliyetler de tanımlanabilir.
Atıl kapasiteyi de unutmamak gerekir. İlgili dönemde atıl kalan, kullanılamayan kapasitenin de maliyetlere etkisi modellenmelidir.
Altyapı kurgulandıktan sonra, aylık olarak oluşan masraflar muhasebe programı tarafından ERP sistemine aktarılır. ERP sisteminde ilgili ay için girilmiş olan tüm iş emirlerine belirlenmiş dağıtım yöntemlerine göre dağıtımlar yapılır. Her bir iş emri yani operasyon maliyetlenmiş olur. Ay içerisinde yarım kalmış işler de üretildikleri miktarlar kadar maliyetlerden pay alırlar ve diğer ay devam eden üretimlerine eklenerek sipariş maliyetlerini oluştururlar.
Tüm maliyet ve kârlılık analizlerinin altyapısını oluşturan bu sabit, değişken, direkt, endirekt ayrımlar tanımlandıktan ve dağıtım anahtarları ile maliyetler dağıtıldıktan sonra bir database oluşmuş olacaktır. Bu database kesinlikle iş emri bazına kadar veriye ulaşabilmeyi sağlamalıdır. Her bir iş emrinin maliyet rakamına ulaşılabildiği sürece, her türlü gruplandırma yapılarak değişik analizler kurgulanabilir. Bu çalışmalar sonucunda her bir iş emri için sabit ve değişken, direkt ve endirekt tüm maliyet unsurları tutarsal olarak veritabanına girmiş olacaktır.
Peki Bu Veriler Bizim Ne Gibi Analizler Yapmamızı Sağlayacaktır?
Üretim süreci içerisindeki tüm prosesleri (iş emirlerini) maliyetlendirdiğim için, artık ham madde girip, mamul olana kadar geçen aşamalarda nasıl maliyetler yüklendiğini izleyebilme şansım olmaktadır. Daha yukarıdan bakacak olursak, siparişin bütününün ne kadara mal olduğunu tespit edebildiğim gibi, benzer ürünler arasındaki maliyet çıktılarını karşılaştırıp, varsa farklılıkları sorgulama fırsatım olmaktadır. Benzer ürünler arasında aynı prosesin farklı makinelerde yapılmasından dolayı oluşan maliyet farklılıkları görülebilmektedir. Yapılan analizlerin sonuçlarına göre planlama aşamasında daha etkin planlama yapabilmekteyim. İşin gereği gibi düşünülerek alışılagelmiş üretim yöntemlerinde oluşan maliyetleri kaizenler yaparak düşürebilmekteyim.
Gerçekleşen üretimler maliyetlendikçe, geçmiş dönemlerin verilerini kullanarak kendimize standartlar oluşturabiliriz. İlerleyen dönemlerde kendi standartlarımızı kullanarak, ilgili dönemdeki gerçekleşen maliyetlerimizle karşılaştırmalı tablolar yaparak, ne kadar saptığımızın analizini yapabiliriz.