• 13 Ağustos 2020 / Perşembe 16:56

Kurumsal Yazılım Seçiminde En İyi Uygulama

Kurumsal yazılım seçerken zaman ve maliyet kaybı yaşamamak için işletme ve teknik gereksinimlerin uygun bir şekilde tanımlanmasının ardından harekete geçilmelidir. Uygun ERP çözümü için gerekli aşamaları takip ederseniz başarıya ulaşabilirsiniz.

IT (BT) edinimine ve satın almaya yönelik kararlar sıklıkla karşılanmamış beklentiler, iç politika gündemler, tedarikçi vaatleri ve marka isminin reklamından oluşan bir atmosfer içinde verilmektedir. Kararlar yönetsel talimatlarla, göz kararıyla veya basit tablo karşılaştırmaları üzerinde temellenmiş yetersiz analizlerle alınmaktadır.

Bu sürekli ticaret dergilerinde ve basında gösterildiği gibi başarısızlığa giden kesin yoldur. Bir yazılımın değerlendirilmesi, gelişimi ve seçimine ilişkin en iyi uygulamayı tarif edecek ve size objektif olarak en iyi çözümü seçerken nasıl zamandan ve maliyetten kaçınacağınızı göstereceğiz.

Eğer işletme ve teknik gereksinimlere ilişkin ilk tanımlamalar eksik veya hatalı ise, bir sistemin başarılı bir şekilde değerlendirilip analiz edilmesi – ve bir tedarikçiyle görüşülmesi – önem taşımaz. Birçok yazılım seçimi projesinde, işletme ve teknik gereksinimlerin uygun bir şekilde tanımlanmasının önemi üzerinde yeterince durulmamaktadır. Ancak bu gereksinimler birçok hataya yol açmakta, hatta uygulama esnasında veya sonrasında şirketlere büyük zararlar verebilmektedir. Uygun bir kurumsal uygulama seçimi piyasadaki yazılım çözümlerine odaklanarak başlamaması gerekiyor; çünkü dikkat edilmesi gereken ilk şey yeni teknolojinin kullanılacağı istenen iş süreçlerini tasarlamak, ardından bunu herhangi bir yazılım çözümü içerisindeki işlevsel gereksinimlerle eşleştirmektir. İşlevler arası tasarım ekibi kuruluşunuzun hem işletme hem de teknik gereksinimlerinin ele alındığından ve değişikliklerden etkilenen her bir grubun kararın etkisini kavradığından emin olur. İdeal bir ekip şu gruplardan oluşur: Yönetim, mali faaliyetler veya iş faaliyetleri, kullanıcılar, danışmanlar ve IT operasyonları ile alt yapı gruplarının üyeleri.

Uzmanlar proje ekibiyle çalışmak üzere kendi özel iş alanlarından seçilmelidirler. Bu işletmenin eksiksiz bir katılımını sağlayacak ve kuruluşun geri kalanında en iyi çözümün geliştirilmesine yardımcı olacaktır. Uzmanların yardımıyla proje ekibi iş süreçlerini tanımlamak ve tasarlamaktan sorumludur. İlk hedef kuruluşa ait tek tek iş alanlarına denk düşen temel süreç gruplarını belirlemektir. Bunun ardından ekip temel süreç gruplarını, süreçlere, alt süreçlere ve faaliyetlere bölmelidir. Mevcut durum “As-is” ve olması gereken durum “to-be” süreçlerine ilişkin detaylar gerekli olan bilgilerle beraber kaydedilmelidir. Bu onların anlaşılmasını ve yazılım özellikleri ile işlevleriyle ilişkilendirmelerini kolaylaştıracaktır. Söz konusu detaylar sistem girdilerini ve çıktılarını, mevcut raporlar veya dosyalara ilişkin bilgileri (veya bunların kopyalarını) ve herhangi bir süreçte, alt-süreçte veya faaliyetteki her bir adımı sanal olarak gösterecek iş akışı tanımlamaları ile çizelgelerini içerebilir. Bu aşamada elde edilen belgeler uygulama için önemlidir ve uygulayıcılara işletmenin işlevlerini yürütmesi için gerekli olan doğru süreçleri gösterir. Ardından uygulama esnasında veya sonrasında, uygun içerikten emin olmak ve gelişmeleri uygun bir şekilde ölçmek için uygulama ekibince gerçekleştirilen herhangi bir iş süreci geliştirmesi, önceki süreçlerle karşılaştırılabilir.

Sonraki adım, iş gereksinimlerini çoğunlukla işletme ekibi ile teknik ekip arasında gerilimlere sebep olan işlevsel gereksinimlere dönüştürmektir. Karşılaşılan zorluklar ekip üyelerinin farklı “diller” konuşması (teknik dile karşı işletme dili), farklı önceliklere sahip olması ve fazlalıkların tanımlanıp ortadan kaldırılmasını içermektedir. Çözüm, ekibe işlevsel gereksinimlerini belirlemekte yardımcı olacak tarafsız uzmanların kullanılmasıdır. Bu işlevsel gereksinim dizisi yanıt veren tedarikçiler tarafından kolaylıkla anlaşılabilecektir. Aynı zamanda farklı tekliflerin başa baş kıyaslamalarının yapılmasını sağlayacaktır. Bu değerlendirme ekibinin işini aşırı ölçüde zorlaştıran bir sürecin, farklı biçimlerde ve farklı tedarikçiler tarafından düzenlenen teknik teklifler alınmasının önüne geçer.

Tedarikçi çözümlerinin değerlendirilmesi ve analizi, doğru tedarikçinin bulunmasından üç veya beş finalistten oluşan bir listenin elde edilmesine dek sürdürülmelidir. 20 veya 30 nitelikli tedarikçi olabilmekte ve her biri binlerce kriterden oluşan ve her biri diğerlerine kıyasla değerlendirilecek olacak bir listeye sahip olabilmektedir. Son aşama, kısa listeye alınmış tedarikçilerle yürütülecek görüşmelerde ve nihai seçim süreçlerinde atılacak adımları kapsamaktadır. Bu, müşterinin iş yerinde her bir çözüm teklifinin, kullanışlılık, kritik iş süreçlerinin kapsanması ve işlevselliği açısından denetleyecek olan iş ve seçim ekibi tarafından notlandırılabileceği demoyu içermektedir. Müşteri referansları ve demosuna ilişkin temel esaslar, değerlendirme ekibinin önemli iş süreçleri temelinde neyin gösterileceğini belirlemeleri ve temel kullanıcıların değerlendirme sürecine katılmalarıdır. Seçim ekibi yönetime bir öneride bulunmak için tüm gerekli bilgilere sahip olmalıdır. Yönetimle temasa geçilirken, seçilmiş çözüm için sağlam bir olurluk incelemesinin sunulması önemlidir. Bu işletme değeri ile riskin ölçülmesini içermekte ve sürecin her bir adımında konan kriterlerle tedarikçilerin nasıl eşleştiğini gösteren açık bir denetim izi sunulması yoluyla en iyi çözümün itinalı bir şekilde gerçekleştiğini gözler önüne sermektedir.

Sonuç
ERP çözümlerinde iyi ve ya kötü diye bir şey yoktur, ancak önemli olan hangileri işinize daha çok yarar. Bu makalede tarif edilen tüm bu aşamalar, şirketinizin ihtiyaçları için en iyi ürünü araştırmanızda, değerlendirmenizde ve seçmenizde son derece önemlidir.

Çoğu zaman, bir ERP çözümünün seçilmesi bir risktir, ancak gelecekte şirketinize büyük etkisi olabilecek ve yazılıma yapılan yatırım beklenen sonuçları getirmediği takdirde size hem para kaybı hem de başka riskler getirecektir.
Son olarak, bir yazılımın seçimi ve değerlendirilmesi sürecine ilişkin yukarıda verilen önerilerin ancak beraber uygulandıkları takdirde çok iyi sonuçlar vereceğini unutmayınız. Herhangi birine yeterince önem vermediğiniz takdirde, tüm süreci etkileyebilecek ve nihai sonuç (örneğin seçtiğiniz yazılım) aradığınız çözüm olmayabilecektir.





137 kez görüntülendi. 06.17.2019 tarihinde eklendi.
Yukarı Dön