• 5 Ağustos 2020 / Çarşamba 21:59

Mustafa Meral,'den TEV'in ERP'ye Geçiş Hikâyesini Dinledik

Öncelikle biraz kendimden bahsedeyim. İsmim Mustafa Meral Türk Eğitim Vakfı Bilgi İşlem Müdürüyüm. Kabataş Erkek Lisesi ve İTÜ Matematik Mühendisliği bölümünden mezun olduktan sonra kısa bir süre de öğretmen olarak eğitim camiasının içinde bulundum. Askerlik dönüşü Çukurova Holding’in Bilgi İşlem Merkezi olan HOBİM’de başladığım Bilgi Teknolojileri alanındaki çalışmalarım Garanti Teknoloji ve Garanti Sigorta ile devam etti. Fakat eğitim hep istediğim bir çalışma alanıydı. Eğitime hizmet veren bir kurum olan TEV’de teknolojik alanda çalışarak bu isteğimi de karşılamış oldum. 

1967 yılında kurulan TEV, 52 yıl içinde 250.000 ‘e yakın yurt içi bursu, 2000’e yakın yurt dışı bursu vermiş, 30 kadar eğitim kurumunu yapıp Milli Eğitime devretmiştir. Üstün yetenekli öğrencilerin okuduğu alanındaki tek okul olan TEVİTÖL ile İzmir, Trabzon ve Ankara’da birer kız öğrenci yurdu bulunmaktadır. Misyonumuz başarılı, fakat maddi desteğe ihtiyacı olan, ülkemize ve insanlığa katkılar sağlayacak öncü gençleri ve onların yetişecekleri eğitim sistemini desteklemek. Vizyonumuz ise İnsan kaynağımızı bilgi üreten ve kullanan konuma getirmek. Yaklaşık 6 yıl önce bir karar aldık ve kendimize hedefler koyduk. Bu hedeflerin ilki yeniliklerin entegrasyonu, ikincisi uzun vadeli stratejilerin oluşturulması ve sonuncusu da STK’lar arasında çağa öncülük etmek idi. Yeniliklerin entegrasyonunda en önemli süreç teknolojik alt yapımızı düzenlemek idi. Bunun için de ERP platformu oluşturmaya karar vererek aşağıdaki kriterler belirledik. 

a)    Kurumsal Hedeflere Uygunluk
b)    Türkiye Şartlarına Uygunluk
c)    İş Süreçlerine Uygunluk
d)    Modüler Mimari – Fonksiyonellik
e)    Esneklik – Ölçeklenebilirlik
f)    Geliştirme Süresi
g)    Adaptasyon Süresi
h)    Maliyet

Sonrasında firmalarla görüşmeye başladık. Belirlediğimiz kriterlere uygun çözümlerden biri olan Dynamics AX için Microsoft ile görüşmeye başladık. Microsoft’ta bize ve projeye inanarak maliyet konusunda çok özel avantajlar oluşturunca AX ile çalışmaya karar verdik. TEV - Microsoft Türkiye ile gerçekleştirdiği bu işbirliği sayesinde, Türkiye’de ERP uygulamasını tüm süreçlerine uygulayan ve kullanan ilk sivil toplum kuruluşu olmuştur. Dolayısı ile ilk sürecimiz olan yeniliklerin entegrasyonu işlemi için alt yapımızı oluşturmuş olduk. Uzun vadeli stratejilerin uygulanmasında ERP ana etken oldu ve sistem uygulamalarımızı geliştirdik. Bir sonraki adım olan çağa öncülük etmek için ERP üzerinden aldığımız raporlar ile yeni stratejilerimizi oluşturuyoruz.
Genelde ERP geçişlerinde yaşanan birçok zorluğun bir kısmını bizde yaşadık. 

a)    Çalışan direnci ve korkusu: ERP geldiğinde ben işimden mi olacağım? Yaptığım her işi görecekler acaba yanlış bir şey mi yapıyorum?
b)    Doğru analiz ve tasarımın yapılması. Analiz ve tasarım süresinin kısıtlılığı.
c)    Danışman uyumsuzluğu (STK’ların süreçlerinin bilinmemesi, danışmanların ilgisizliği veya yetersizliği ve diğer danışmanlar ile uyumlu çalışamamaları )
d)    Proje Yöneticisi ve/veya Anahtar kullanıcıların uyumsuzluğu / ilgisizliği / yetersizliği
e)    Verinin doğru analizi
f)    Gerçekleştirme süresinin uzunluğu
g)    Maliyetler
h)    Birimler arası entegrasyon
i)    Geçiş sonrası zorluklar

Danışman tarafında Türkiye’de çok büyük eksiklikler bulunmaktadır. Türkiye’de platform bağımsız bir şekilde her yıl 500 kadar yeni danışmana ihtiyaç duyulmaktadır. Firmaların elinde yeterli danışman olmadığı için veya uzman danışman maliyetleri yüksek olduğu için yeni mezun ve tecrübesi olmayan kişileri uzman danışman diyerek sahaya sürebilmektedir. Okuldan da yeterli eğitimle gelmeyen bu arkadaşlar bir anda kendilerini büyük bir projenin içinde buluyorlar ve tabiri caizse ne yapacaklarını şaşırıyorlar. Bu durumda öncelikle danışmanları eğitmek durumunda kalıyoruz ve danışman işi anlayıncaya kadar da süreçler uzuyor. Burada özellikle okul hayatlarında danışmanlık nedir? Danışmanlar neler yapar? gibi konularda bilgiler verilebilir, danışmanlık yapmak isteyenlere özel eğitimler verilebilir, staj imkanları sağlanabilir. Hatta belki de bunlar firmalarla beraber yapılarak mezun olduğunda iş garantisi bile sağlanabilir. 

Maliyet de önemli bir sorun ve IT projelerine genelde gider gözüyle bakılıyor. ERP maliyetleri de öyle azımsanacak bedeller değil. Üst yönetime gidilirken süreç sonucunda oluşacak kazanımların tam olarak anlatılması gerekiyor, yoksa direk elenebiliyor. Bazen de ilk onay alınıyor ve çalışmaya başlanıyor. Fakat ERP çalışmaları uzun soluklu çalışmalar, süreç uzadıkça ve geri dönüşler ertelendikçe bir süre sonra bu işe çok para harcanıyor ama geri dönüş olmuyor noktasına geliyor ve maalesef aktarımlar kesilebiliyor. Bizde de başta benzer durumlar oluştu. Vakfın inşaat projeleri dışında yaptığı en pahalı çalışmaydı ve bize bu kadar paraya şu kadar öğrenci okuturuz ne gerek var denildi ama biz projemize inanmıştık ve inandığımız projeyi anlatmamız daha kolay oldu ve Yönetim de inandı. İlk iki sene boyunca benzer söylemler devam etti ama öncelikli olarak süreçlerimizi bir düzene koyduk sonrasında yaptığımız bir iki iyileştirme ile de harcadığımızın üstünde geri dönüşler elde ettik.

Çalışanlar da önemli bir konu. Uzun süreler aynı kurumda aynı görevde çalışan kişilerde kurumsal körlükler olabiliyor ve yeniliklere kapalı olabiliyorlar. ERP öncesi herkes kendi bölümü ile ilgili işleri istediği gibi yapabiliyor. Fakat entegre bir yapı olmadığı için farklı birimlerden alınan verilerde farklılıklar oluşabilir. Ayrıca doğru dürüst bir kontrol mekanizması da olmuyor. Entegre bir yapıya geçince tüm işlerin belli kurallar çerçevesinde yapılması gerekliliği ortaya çıkıyor ve yapılan her işlem kontrol edilebilir oluyor. Bazı çalışanlar yeni süreçlere çok fazla uyum sağlayamıyor veya çok denetlenebilir bir yapı istemiyor. Bunlarda maalesef dirençlere neden olabiliyor. 

Vakıflar Genel Müdürlüğü’ne bağlı bir Vakıf olduğumuz için gelirimizin 2/3 ünü amaca yönelik harcamak zorundayız ve bu nedenle de Vakıflar Genel Müdürlüğü ve bağımsız denetim firmaları tarafından senede birkaç sefer denetlenmekteyiz. TEV’in ana hedefi ve amacı ise burs vermektir. Türkiye’de yaklaşık 1.500.000 üniversite öğrencisi bulunmakta ve yılda ortalama 50 – 60 bin öğrenci bize burs başvurusunda bulunmaktadır. Biz ise senede ancak 7.500 öğrenciye burs verebilmekteyiz. Bunlardan 4.500 kadarı devam eden öğrenci olduğu için yeni ancak 3000 öğrenciye burs verebiliyoruz. Yani her 20 başvurudan ancak 1’ine burs verebiliyoruz. Başvurular sırasında öğrencilerin büyük bir kısmı ile yüz yüze görüşüyoruz ve öğrencilerin durumunu yakından görebiliyoruz. Verimliliğimizi en üst seviyeye çekmek ve burs sayımızı arttırmak en büyük hedefimiz. ERP üzerinde tüm birimlerin dahil olduğu entegre bir yapı kurarak her birimin ayrı ayrı programlardan bilgi girerek takip etmeye çalıştığı yapı yerine tek bir yerden bilgi girilen fakat birçok yerden çıktısının alınabileceği bir yapı oluşturduk. Bu sayede ise zaman kaybını ve hata riskini en aza indirgemiş olduk. Şu ana kadar aralarında Zeki Müren, Safiye Ayla, Macide Tanır, Asuman Arsun, Ferdi Özbeğen gibi sanat dünyasının tanınmış isimlerinin de bulunduğu gönlü yüce 1.300 ‘den fazla bağışçımız TEV’e tüm malvarlıklarını bırakarak öğrenci okutulmasına destek olmuşlardı. Tabii ki bu bağışları yaparken de bizden bazı talepleri olmuştur. Daha önce arşivde dosyalarda olan bu kayıtlar AX üzerine alınarak isteklerin hızlı ve kolay takip edilebilmesi, isteklere uygun öğrencilerin seçilebilmesi sağlanmıştır. Mesela bir bağışçı tüm mal varlığını TEV’e bağışlamış olsun. Bağışçının nakit parasından oluşan faiz gelirini muhasebe, gayrimenkullerinden alınan kira gelirini Emlak servisi, eserlerinden oluşan telif hakkını Hukuk servisi hesaplıyor. Bununla beraber gayrimenkullerinden oluşan harcamaları İnşaat, özel şartlarından oluşan mezar yeri bakımı gibi harcamaları da Bağışçılarla İlişkiler birimi takip ediyor. Ayrıca bu kişi geliri ile İTÜ, Fen Edebiyat Fakültesi Matematik Mühendisliği bölümünde okuyan Erzincanlı Erkek öğrenciye burs verilmesi şartını da koymuş olabilir. Bunu da Eğitim servisi takip ediyor. Daha önce yılın ilk 6 ayında yapılan tüm gelir ve giderleri, net gelirini bulup şartına uygun kaç öğrenciye burs verilebileceğini, sistemde bu şarta uygun kaç öğrenci var ve bunun ne kadarını bu bağışçıya atanabiliri hesaplamak 6 birimin yaklaşık 3 aylık çalışması ile bulunabiliyordu. Ayrıca bilgiler farklı ortamlardan geldiği için hata yapma riski fazlaydı. Şimdi ise sistem sayesinde bu bilgiye yarım gün içinde ulaşabilir durumdayız ve bu sayede Bağışçılarımızın beklentilerini daha sağlıklı analiz edebilme ve bu bilgiler ışığında daha hızlı hareket ederek bağışçılarımızın isteklerini sorunsuz bir şekilde yerine getirme imkânımız olmuştur. İşte bu da tam da ERP ‘nin adına yakışır bir kurumsal kaynak planlamadır.

Entegrasyon sayesinde her noktadan doğru bilgiye hızlı ve güvenli bir şekilde ulaşabiliyoruz.  Bu da bize hızlı karar alma imkânı sağlıyor ve bu avantajlar sayesinde daha fazla öğrenciye ulaşarak eğitimlerine destek olmamızı sağlıyor. Şimdiye kadar birçok şeyi sayısal ölçüyorduk. Bundan sonra bursiyerleri takip etmek istiyoruz. Burs sürecini tamamladıktan sonraki hayat döngülerini yani, neredeler, ne yapıyorlar, bizimle iletişimleri ne, gönüllü oldular mı, bağışçımız oldular mı, gibi bilgileri takip etmek istiyoruz. Yani bütün hayat döngülerinde beraber olmak istiyoruz. Gelecek stratejilerimizin parçası bu olacak ve ERP de bunun en büyük destekçisi olacak. 
 





474 kez görüntülendi. 13.01.2020 tarihinde eklendi.
Yukarı Dön