• 9 Ağustos 2020 / Pazar 19:54

Şirketinize En Uygun Çözümü Seçmek için Beş Kilit Adım

Yazılım seçimi, şirketlerin verdikleri en önemli kararlar arasındadır. Teknoloji sadece iş süreçlerine ilişkin bir çerçeve değil, süreçleri geliştirmek, rekabetçi avantajı arttıracak ve şirketin kar-zarar tablosunu daha iyi kılmak için kullanılabilecek bir araçtır.

Technology Evaluation Centers (TEC) kıdemli iş sistemleri analizcisi, Denis Rousseau, 25 yılı aşkın kariyeri boyunca düzinelerce şirkete yazılım seçme projelerinde yardımcı olmuştur. Kurumsal yazılım seçiminde başarıyı getireceğini söylediği beş kılavuz geliştirmiştir.

1. Sebeplerinizi İyi İnceleyin
Yazılım seçme sürecinde ilk adım, yeni bir yazılım çözümü satın alma sebebi üzerinde dikkatli bir şekilde durmaktır. “İlk sorulacak soru (ve gerçekten yanıtının alındığından emin olunması gereken soru) “neden yeni bir sistem satın alıyoruz” sorusudur. İmalat tesislerindeki genişlemeden ötürü mü, ihtiyaçlarınıza artık uymadığı için eski bir sistemden kurtulmak amacıyla mı, yoksa yakın zamanda yapılan bir satın alma sebebiyle mi? Rousseau’ya göre, buna ilişkin gerçek bir iş vakası çıkaramazsanız sonraki süreçler bir sonuç vermeyecektir.

Bu yazılım seçiminde kritik bir aşamadır, çünkü açıklık ve sürece bağlılık gibi en önemli temellerin atılmasına olanak sağlar. Bu karar iyi bir şekilde alındığında ve doğru insanlara aktarıldığında, en başından sürece hakim olur ve doğru adımla harekete geçersiniz.

2. Bunu bir IT kararı değil iş kararı haline getirin
Üst yönetim yaygın olarak yazılım seçimini yalnızca IT departmanının sorumluluğu olarak görme hatasına düşer. Ancak etkilenen tüm departmanları sürece katmaksızın işin sorumluluğunu sadece IT’ye vermek, nihai seçim kararının nihai kullanıcıların haberi ve desteği dışında alınması anlamına gelebilir: Bu oldukça büyük bir karar için en kötü senaryodur.

Yazılım uygulaması esnasında güçlü bir direncin oluşmaması, veya daha kötüsü iş süreçlerinizi alt üst edecek “uyumu kötü” bir yazılım sisteminin kurulmaması için, en başta yazılım seçiminin yüksek-seviyede destekle birlikte bütüncül bir işletme kararı olması gerektiğini görmek akıllıca olacaktır. Bu demektir ki tüm C-seviye yöneticiler ve ilgili departman yöneticileri başlangıçtan itibaren, ilk olarak harekete geçme kararı da dahil, sürece dahil edilmelidir.

3. Doğru ekibi görevlendirin
Rousseau, kurumsal yazılım seçme sürecini ciddi olarak başlatırken doldurulması gereken üç temel rol tanımlar: Sponsor, proje müdürü ve kurum içi konularda uzman kadro.

Her yazılım seçme projesinin bir sponsora ihtiyacı vardır. Yeni sistemin destekleyeceği tüm kurumsal alanlar üzerinde etkisi olan bir yönetim seviyesinde yer almalıdır. Eğer çözüm daha küçük bir şirketteki iş süreçlerini standartlaştırmak için kullanılacaksa, bu C-seviye bir yönetici olabilir. Yahut çözüm sınırlı operasyonları da kapsayacaksa, özel bir şubenin başı da olabilir. Sponsor seçim sürecine görsel destek katacak ve ortaya çıkabilecek her türlü büyük sorunun çözümünde yardımcı olabilecektir.

Yazılım seçim süreci aynı zamanda, süreci başından sonuna kadar takip edecek, kendisini adamış bir proje yöneticisi gerektirir. Proje yöneticisi kurum içinden gelebileceği gibi dışarıdan da gelebilir. Uygun kaynakların belirlendiğinden ve projenin farklı aşamalarına atandığından, görevlerin mantıklı bir şekilde koordine edildiğinden, temel noktalara beklendiği gibi varıldığından ve ortaya çıkan sorunların üzerine itinalı bir şekilde eğilindiğinden emin olmak onun sorumluluğundadır.

Son olarak Rousseau, şirketinizde belli konularda uzman olan kadroları – günlük seviyede işlerin nasıl yürüdüğüne dair derin bir kavrayışa sahip kişileri belirlemeye zaman ayırmanız gerektiğini vurgulamaktadır. Bu uzmanları belirlerken geniş bir ağ oluşturulmasını önermektedir, çünkü bir bütün olarak işletmeye dair içerden bilgiye sahip kıdemli çalışanları da, yeni yazılımın nasıl etkili bir değişim yaratabileceğini gören bir vizyona sahip yeni çalışanları da kapsayabilir.

Şirketin süreçlerine dair özel uzmanlıklarıyla bu paydaşlar, büyük öneme sahip gereksinimleri toplama aşamasında kilit bir rol oynarlar. Rousseau şöyle demektedir: “İş süreçlerini gerçekten anlayan kişilerin en başından itibaren sürece dahil edilmesi, onlara kanaat önderleri olarak saygı duyulması ve ileride çözümü etkin şekilde kullanacak kişiler şeklinde görülmesi gerekir.”

4. İş gereksinimlerinizin haritanızı çıkarmasına izin verin
Başlangıç aşamalarında, ele alınması uygun kriterler yalnızca, ilgili iş süreçlerini desteklemek için gerekli olan özellikler ve işlevlerdir. Rousseau’nun da uyardığı gibi bunların dışında kalan her şey, maliyetler de dahil, ikincildir. “Eğer yapmasına ihtiyaç duyduğunuz şeyi yapmıyorsa, fiyat aralığınızda olan bir çözüm satın almanın hiçbir anlamı yoktur. Öncelikle, diğer her şeyi bir kenara bırakarak iş gereksinimlerinizi belirlemeye odaklanın.”

“Tüm iş gereksinimlerinizi detaylıca öğreninceye kadar tedarikçilerle iletişime geçmeyin.” – Mehdi Aftahi, CTO, Technology Evaluation Centers (EDİTOR NOTU – GRAFİKSEL OLARAK BUNUN ÇEKİLMİŞ BİR ALINTI OLARAK KULLANILMASI İDEAL OLACAKTIR)

Rousseau, gereksinimleri haritalandırma aşamasındaki geniş kapsamlılığın, başarı için elzem olduğunu vurgulamaktadır. Kendine has muhasebe takvimiyle uyumlu olamayacağını fark etmeden bir muhasebe çözümü seçmiş olan bir kahve üreticisini örnek gösteren Rousseau şunları söylemektedir: “Kritik anlaşmayı bozabilecek unsurları içeren bir karşılaştırmanın temelini atmalısınız. Bir sistemi tamamen uygun hale getirecek olan küçük detaylardır.”

İş süreçlerinin dökümünü çıkarmak ve ilgili gereksinimleri ortaya koymak kulağa basitmiş gibi gelmektedir ancak şaşırtıcı derecede zor olabilmektedir, özellikle de içeridekiler için. İş süreci yönetiminde ve yazılım seçimindeki uzmanlar, şirket içindeki uzmanların ve diğer paydaşların görüşlerini açık bir şekilde almak için gerekli zamanı kısaltabilirler. Nitekim bu bizi Rousseau’nun son temel kılavuzuna getirmektedir.

5. Yazılım tedarikçilerinin satış yeterliliklerini yazılım seçimi uzmanlığıyla eşleştirin
Ticari emlakçılık veya şirket birleşmeleri ve satın almalar gibi, kurumsal yazılım seçimi de, kendi uzmanları, yöntemleri ve araçlarına sahip özel bir uzmanlık alanı olarak görülmelidir. Yazılım tedarikçileri, alıcı tarafından da eşit uzmanlık seviyesinde karşılanması gereken, alanlarında oldukça uzmanlaşmış profesyonel satıcılardır.

Deneyimsiz birinin sizin adınıza malzemelerinizi seçmesine ve satın almasına izin verir misiniz? Muhtemelen hayır. Rousseau’ya göre “Aynı şekilde, ilk seferinde etkili ve verimli olması adına yazılım seçiminizi gerekli deneyimden yoksun birine bırakmayın. (EDİTÖR NOTU – ÖNCEKİLERLE ÇEKİLMİŞ ALINTI OLARAK KULLANILABİLİR) Bir sonraki yazılım seçme girişiminizde kimin sorumlu olacağı üzerinde dikkatli bir şekilde durun, ve eğer bu alanda kapsamlı deneyimden yoksunlarsa, onlara ihtiyacı olan desteği almaya bakın.”

Bu yardım birkaç şekilde olabilir. Yazılım Endüstrisi Analizcileri yazılım uygulama alanında neyin erişilebilir ve moda olduğu hakkında sizi aydınlatabilirler ve özel endüstrilere ve iş alanlarına bunları uyarlayabilirler. Karar destek sistemleri gibi araçlar, seçim sürecinize odaklanmak ve iş gereksinimlerinizi belirlemek için erişime açıktırlar. Ve Seçim Danışmanları seçim yöntemleri, tedarikçi taktikleri ve optimal sonuçlara yönelik en iyi uygulamalar hakkında kıyaslanamayacak ölçüde sahip oldukları uzmanlıklarıyla yardıma hazırdırlar.

Rousseau’nun belirttiği gibi, “Yazılım seçimi büyük bir kumardır. Maliyetli felaketlere ve fantastik başarılara tanık oldum. Sebepleriniz üzerinde dikkatlice düşünürseniz, doğru ekibi işe dahil ederseniz, iş gereksinimlerinizin süreci yönetmesine izin verir ve oyun sahasına eşit koşullarda çıkmak için belli bir uzmanlıktan yararlanırsanız, risk-ödül oranını kayda değer oranda lehinize çevirebilirsiniz.”





157 kez görüntülendi. 05.14.2019 tarihinde eklendi.
Yukarı Dön