E-kurum dönüşümünü tamamlamış bir kurumda, iş süreçleri maksimum etkinlikte çalışır, iş süreçleri yönetilebilir, verimlilik en üst düzeye çıkarılabilir, kağıt kullanımı en aza indirilebilir. eBA, e-kurum dönüşümünü hedefleyen kurumlar için tasarlanmış bir doküman, belge ve iş akış yönetimi sistemidir. 

eBA Doküman Yönetim Sistemi (EDYS), kurumların kurumsal hafızasını düzenleyerek geleceğe güvenli ve sağlıklı bir şekilde hazırlanmasına yardımcı olur. Şirketlerin yaşam süreçleri boyunca yarattığı bilgi, belge, doküman gibi yazılı ya da görsel öğelerin oluşturulmasını, saklanmasını ve bu bilgilere güvenli ve hızlı bir biçimde çevrimiçi erişilmesini sağlar. Web üzerinden ve mobil kullanım desteği sayesinde, kurumsal dokümanlara her yerden hızlı bir şekilde erişilebilir. 
Kurumun faaliyetleri sonucu üretilen ve delil niteliği taşıyan tüm belgeler, eBA Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile yönetilebilir. KEP entegrasyonu ile, üretilen belgeler, diğer kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilebilir; KEP ile gelen yazışmalar sisteme aktarılarak sistem üzerinde takip edilebilir. Resmi yazışma usul ve esaslarına uygun formatta yazı üretilebilir ve saklanabilir.

eBA İş Akışı Yönetim Sistemi (İAYS), iş süreçlerinin hızlı bir şekilde elektronik otomasyona taşınmasını ve diğer kurumsal uygulamalarla entegrasyonunu sağlayarak işletmelerin kârlılığını arttıran, süreç odaklı iş yapma anlayışını yaygınlaştıran bir süreç geliştirme platformudur. Kurumsal süreçlerin standartlaşmasını, optimizasyonunu, hızlandırılmasını ve otomasyonunu sağlar. 

eBA Capture ile tüm yapılandırılmamış dokümanlar sistematik bir biçimde dijitalleştirilerek kurumun e-dönüşümü hızlandırılabilir. Güçlü görüntü işleme özellikleri sayesinde, taranan dokümanlardaki kirliliğin giderilmesi, sayfanın oryantasyonunun otomatik düzeltilmesi, tarama işleminin istenilen standart çözünürlükte gerçekleştirilmesi gibi işlemler otomatik olarak yapılabilmektedir. Farklı dillerde gelen dokümanlar, eBA Capture ile yakalanıp kurumsal doküman yönetim sistemine aktarılabilir. 

eBA, bünyesinde barındırdığı connector altyapısı sayesinde, tüm kurumsal operasyonel sistemlerle haberleşebilmektedir. Connector altyapısı, eBA’nın, SAP, Microsoft Dynamics AX, Oracle, Nebim, Netsis, Logo, Mikro vb. ERP sistemleri ile haberleşebilmesini sağlar. Bu sistemlerden gelen veriler iş süreçlerinde kullanılabileceği gibi, süreçlerde oluşan veriler de yine connector altyapısı sayesinde mevcut ERP sistemlerine gönderilebilir. Ayrıca sunduğu SAP sertifikalı çözüm sayesinde SAP sisteminde eklenen dokümanları barındırabilmektedir.

Ensemble Süreç Yönetim Sistemi, kurumların süreç odaklı yönetim anlayışına geçmelerine yardımcı olan, bütünleşik ve sürdürülebilir bir süreç yönetim platformudur. 

Stratejik plan, balanced scorecard, performans izleme, süreç yönetimi gibi bileşenleri bünyesinde barındıran Ensemble, kurumlar için pek çok fayda sağlar.

Bunlardan bazıları; yürütülen faaliyetlere bütünsel olarak bakılarak verimsiz aktivitelerin kolaylıkla keşfedilmesi, yapılan iş ve işlemlerin dokümante edilerek görev, yetki ve sorumlulukların netleştirilmesi, yetkinliklerin belirlenmesi, yapılan işlerin standart ve sistematik hale getirilmesi, performans ölçüm sisteminin kurumda kolaylıkla geliştirilmesi, hedefler ile yönetilebilir kurum oluşturulması, ekonomiklik ve mevzuata uyumluluğunun denetlenebilmesi, süreç etkileşimlerinin keşfedilmesidir.

Süreç yönetiminde en çok karşılaşılan olumsuz noktalardan biri, süreçlerin dokümante edilmesinden sonra kurumda bu terminolojinin yaygınlaştırılamamasıdır. Ensemble, bu durumun önüne geçmek için katılımcılığı ön planda tutar. Modellenen her süreç için ilgili kullanıcılar portal üzerinden görüş bildirebilir, modellenen süreçler kontrol ve yürürlük için onaya ilgili kullanıcılara gönderilebilir ve tüm bu işlerin sonunda süreçte değişiklik yapıldığında süreç paydaşlarına bilgi verilebilir.
Balanced score card yönetim felsefesi ile kurumların dengeli büyüme hedeflerine, stratejik hedeflerini yakalayabilmesi için gerekli karar destek aşamalarına katkı sağlar. Kurumların bir konuda değil, farklı pencerelerden tüm konularda hedeflere ulaşılabilmesi sağlanır.
 

İş hayatında günlük operasyonların otomasyona alınması, sorgulanması, izlenebilirliği ve verimliliğinin arttırılması, tüm işletmelerin ve kurumların yöneticilerinin hayata geçirmek istediği önemli projeler arasındadır. 

Bu projelerde başta yönetim kararlılığı, ekibin motivasyonu, seçilen yazılım ve kaynakların uygunluğu başarıya giden yoldaki en önemli yapı taşlarıdır. Bimser Çözüm, konusunda uzman teknik kadrosu, ürün entegrasyon kabiliyetleri, proje yaklaşımı ve devam eden süreçte yerel ve globalde memnun müşteri odaklı danışmanlık ve destek faaliyetleriyle yazılım ve hizmet üretmektedir. 

Genpa ve Bimser Çözüm tam da bu noktada işbirliği yaparak bu önemli projeyi hayata geçirmiştir. ERP ve diğer mevcut sistemlerle entegrasyon çok hızlı şekilde sağlanmış, operasyonların otomasyonu ve süreçler kısa sürede devreye alınmış, tüm lokasyonların bağımsız süreçleri tekilleştirilmiş ve koordinasyon sağlanmıştır. Dolayısıyla, eBA İş Akışı ve Doküman Yönetimi ile dijitalleşme ve kağıtsız ofis kavramı hızlı şekilde hayata geçirilmiştir. 
Projenin hayata geçirilmesinde emeği geçen Genpa ve Bimser uzmanlarına teşekkür ederiz.

Satış ve Pazarlama Direktörü
Refik Tunçer

Bimser proje yöneticisinin ilk günden beri hiçbir şekilde iletişimini koparmamasından kaynaklı oluşan kurumsal hafıza ve ilişki seviyesi nedeniyle, alınan destek seviyesini mükemmel olarak nitelendirebiliriz.

1965 yılından günümüze Dr. Zeynel Abidin Erdem liderliğinde çeşitli sınai ve ticari ürünlerin ithalatı ve pazarlaması alanında faaliyette bulunan grubun 1978 yılında ticari faaliyete başlayan şirketi GENPA, 1993 yılında GSM teknolojisinin Türkiye’ye gelişi ile iletişim dünyasına da kapılarını açmıştır. Teknolojik ürün, hizmet ve yeniliklerin yayılımını sağlamada öncü olarak hareket eden GENPA Telekomünikasyon, ERDEM GRUP’un lider kuruluşu olmuştur. GENPA, Türkiye distribütörü olduğu Samsung cep telefonu, tablet ve aksesuarlarının; LG, General Mobile, HTC, Sony, Vestel, Casper, Alcatel, Microsoft, Lenovo, Asus, ZTE, Huawei, Nokia ve Turkcell marka cep telefonu ve tabletlerin toptan ve perakende satış ve dağıtımının yanı sıra Turkcell işbirliğiyle Apple iPhone cep telefonu, iPad ve aksesuarlarının toptan ve perakende satış, dağıtım ve teknik servis hizmetini vermektedir.

Şirket içerisindeki süreçlerin birbirleri ile olan etkileşiminde yaşanan aksaklıklar, bir sürecin kurumsal kaynak planlama uygulamalarında yaşam döngüsünü geliştirmenin yüksek maliyetleri, uzak ofisler arasında iletişim esnekliği açısından yaşanan sorunlar, dünyanın dijital işleyişe doğru yönelen iş yapma trendleri sebebiyle bir BPM yani iş süreçlerin yönetim uygulamasının kullanılma ihtiyacı doğdu.  eBA’nın tercih edilmesinin en büyük sebeplerinden biri kurumsal kaynak planlama üzerinden yapılacak olan bir sürecin hayata geçirilme maliyetinin dörtte bire indirme durumunun matematiksel olarak kanıtlanmış olmasıydı. Tabi görsel bir tasarım aracına sahip olması,  görsel olmasının yanı sıra arka planda kod yazmak için bir ortamının bulunması entegrasyon için bir API içermesi, web tabanlı olması ürünün tercih edilmesinde önemli rol oynadı. Bimser’in % 100 Türk sermayesine sahip bir şirket olması, kullanıcı dostu ara yüzlere sahip olması, rakiplerine oranla çok daha anlaşılır menüler içermesi, hizmet kalitesinin yüksek olması ve Bimser firmasının çözüm odaklı yaklaşımları tercih sebebimiz oldu.
Projenin kuruma en büyük katkısı dijitalleşme süreci açısından erken yol alma ve maliyet etkin yönetim şeklinde oldu. Uygulama altyapı kurulumu, LDAP entegrasyonu olarak kolay ve yönetilebilir bir yapıya sahip olmasından dolayı, yaklaşık 1 haftalık süreç sonunda iç kaynaklar süreç geliştirebilir konuma geldi. Bimser proje yöneticisinin ilk günden beri hiçbir şekilde iletişimini koparmamasından kaynaklı oluşan kurumsal hafıza ve ilişki seviyesi nedeniyle, alınan destek seviyesini mükemmel olarak nitelendirebiliriz.

Bilgi ve İletişim Teknolojileri Kıdemli Müdürü
Özalp Ahmet Tık
Ankara Üni. Fizik Müh., İstanbul Üni. İşletme İktisadı Enst. CPIM Programı, Bilgi Üni. MBA eğitimlerini tamamladı. 1999 yılında Genpa’da Internet Uygulama Geliştirme Uzmanı olarak iş hayatına başladı. Grup içerisinde Analist Yazılım Uzmanı, Yazılım Geliştirme, Proje Yönetim ve Yazılım Satış ve Geliştirme alanlarında önemli katkılar sağladı. Evli ve iki kız babası olan Özalp Ahmet TIK, 2009 yılından beri Genpa’nın Bilgi ve İletişim Teknolojileri Kıdemli Müdürlüğünün yanı sıra Erdem Grup şirketlerine Bilgi Teknolojileri ve Sistem Alt Yapıları danışmanlık görevlerini yürütmektedir.