QR Kodlarına Yenilikçi Bir Yaklaşım

Sürekli değişen iş dünyasında, RPA ve QR kodlarının sorunsuz entegrasyonu ile dikkat çekici bir işbirliğinin ortaya çıkmasına bağlı olarak RPA oyunu nasıl değiştiriyor?

Bu birliktelik, üretkenliği, doğruluğu ve verimliliği yeniden tanımlama vaadi taşıyor.

Manuel veri girişinin modasının geçtiği bir dünyada yaşadığımızı hayal edin. RPA sahneye çıkıyor, QR kodlarından derlenmiş bilgileri kolayca çıkararak iş akışlarını düzenliyor ve daha doğru bir çalışma ortamı sağlıyor.

RPA, QR kodlarının tarama ve giriş süresini dramatik bir şekilde azaltarak, çalışanlara yaratıcı görevler için daha fazla zaman kazandırıyor.

Zaman kazandıran bu başarıya eşlik eden bir diğer özellik, RPA içindeki OCR teknolojisi sayesinde veri doğruluğundaki artıştır. QR kodlarından gelen bilgiler, mükemmel bir şekilde makine tarafından okunabilir metne çevriliyor ve veri hassasiyetini sağlıyor. Müşteri odaklı bir dünyada RPA ve QR kodları, anında memnuniyet sağlayarak kullanıcı deneyimini artırıyor.

RPA mevcut sistemlere sorunsuz entegre oluyor ve bu yüksek teknoloji sayesinde güncellemelerin iş akışlarını olumsuz etkilemesine yönelik endişeler ortadan kalkıyor. RPA, sadece statik bilgilerin taşıyıcısı olmaktan çıkıp QR kodlarını iş verimliliğinin yeni bir çağına taşıyan dinamik bir kapıya dönüşüyor.

QR kodlarının, değişen iş ihtiyaçlarına uyum sağlayarak bilgileri sorunsuz bir şekilde ilettiklerini düşünün. RPA, QR kodlarını akıllı, tepki veren araçlara dönüştürerek kullanıcı deneyimini artırıyor ve olağanüstü olasılıkların kapılarını aralıyor.

Temel bir avantaj olan verimlilik, maliyet tasarrufuna dönüşüyor. RPA, QR kodu işleme ile ilişkili görevleri otomatikleştirerek zaman kazandırıyor ve kaynak tasarrufu sağlıyor – altyapılarını sadeleştirmek isteyen işletmeler için bir kazan-kazan durumu.

İşletmeler evrim geçirdikçe, otomasyon endüstrileri de evrim geçirmelidir. QR kodu veri hacmi büyüdükçe genişleme ve adaptasyona izin veren RPA, modern işletmelerin dinamik doğasına uygun bir çözüm sunuyor.

RPA'nın sunduğu bilgi, karar verme süreci için güçlü bir araç haline geliyor. Performans hakkında gerçek zamanlı içgörülerle birleştirilmiş, QR kodu kullanımı ve izleme konusunda detaylı raporlar, işletmelere sürekli başarıya giden yolda rehberlik ediyor.

Sonuç olarak, QR Kodlarına Yenilikçi Bir Yaklaşım, sadece teknolojik bir ilerleme değil; iş yapma biçiminde bir paradigma değişimidir. Bu güçlü işbirliği, RPA ve QR kodlarının işletmelere eşsiz bir verimlilik, doğruluk ve müşteri memnuniyeti fırsatı sunmasına olanak tanır. Bu dönüştürücü ikiliyi benimserseniz, şirketiniz otomatikleşmiş geleceğin öncüsü olabilir. Zaman şimdi ve oyun yeniden başladı.

Dinamik İkili RPA ve ChatGPT'nin Şirket Operasyonlarını Yeniden Tanımlaması

Hızlı teknolojik ilerlemelerin yaşandığı bir dönemde, şirketler süreçlerini optimize etmek ve verimliliği artırmak için sürekli olarak yenilikçi çözümler arıyor. Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) zaten oyun değiştiren bir teknoloji olarak kendini uzun süredir kanıtlamış durumda. Ancak, RPA ve ChatGPT'nin entegrasyonuyla sınırsız olanaklar dünyası önümüzde keşfetmemizi bekliyor.

Bu yazıda, RPA ve ChatGPT'nin güçlerini nasıl birleştireceğine ve işletmelerin işleyiş ve etkileşim şeklini nasıl yeniden tanımlayacağına dair heyecan verici geleceği keşfetme konusundaki bakış açımı paylaşmaya çalışacağım.

RPA'nın Yükselişi

Son on yılda, RPA tekrarlayan ve kurallara dayalı görevleri devrim niteliğinde bir şekilde değiştirerek eşsiz bir verimlilikle otomatik hale getirdi. İnsan hareketlerini taklit ederek, RPA botları insan hatasını ortadan kaldırdı, süreçleri hızlandırdı ve maliyet etkinliğini arttırdı. Veri girişinden fatura işlemeye kadar, RPA çeşitli endüstrilerdeki organizasyonlar için bir çözüm haline geldi.

Peki, mevcut RPA manzarasının ötesinde neler yatmaktadır?

ChatGPT'nin RPA ile Entegrasyonu

Gelişmiş bir dil modeli olan ChatGPT, doğal dil işleme yetenekleriyle dünyayı sarstı. Derin öğrenmenin gücünü kullanarak, insan gibi yanıtlar üretebiliyor, bağlamı anlayabiliyor ve anlamlı konuşmalar yapabiliyor.

Şimdi, bu konuşma yeteneğini RPA'nın otomasyon yetisiyle birleştirmeyi hayal edin.

Şirket Süreçlerinin Geleceği

1. Geliştirilmiş Müşteri Hizmeti: RPA ve ChatGPT entegrasyonuyla, müşteri hizmetleri departmanları önemli bir dönüşüm yaşayacak. ChatGPT tarafından desteklenen chat botlar, müşterilerle etkileşime geçerek kişiselleştirilmiş yardım sağlayacak, soruları yanıtlayacak ve hatta karmaşık sorunları bağımsız olarak çözebilecek. Öte yandan, RPA botları arka plandaki süreçleri sorunsuz bir şekilde yönetecek, ilgili verilere erişecek ve sipariş işleme veya hesap güncelleme gibi görevleri otomatikleştirecek.
2. Akıllı Veri Analizi: RPA ve ChatGPT'nin birleşimi, işletmelere büyük miktardaki veriden değerli bilgiler çıkarma imkanı sunacak. RPA botları veriyi toplayacak, temizleyecek ve işleyecekken, ChatGPT bunu analiz edebilecek ve uygulanabilir bilgiler üretebilecektir. Bu dinamik ikili, organizasyonların hızlı bir şekilde veriye dayalı kararlar almasını sağlayacak ve rekabetin önünde kalmalarını sağlayacaktır.
3. Akıcı İş Akışı: RPA ve ChatGPT'nin entegrasyonuyla, şirketler bölümler arasında bilginin sorunsuz bir şekilde akmasını gözlemleyecek. ChatGPT, RPA botlarıyla işbirliği yapabilir, bağlamı ve niyeti anlayabilir ve buna göre otomatikleştirilmiş eylemler tetikleyebilir. Bu işbirliği, bölgeler arasındaki engelleri ortadan kaldıracak, manuel teslimleri azaltacak ve uçtan uca süreçleri optimize ederek işletme mükemmelliğini artıracaktır.
4. İnsan Odaklı Otomasyon: RPA (Robotic Process Automation) ve yapay zekâ entegrasyonuyla birlikte "insan odaklı otomasyon" kavramı ortaya çıktı. Bu yaklaşım, otomasyonun insanların işlerini tamamen elinden almak yerine, onlara destek olmayı ve zamanı daha iyi kullanmaya odaklanmalarını sağlamayı amaçlar.

RPA, tekrarlayan ve öngörülebilir iş süreçlerini otomatikleştirmek için kullanılan bir teknolojidir. Bu tür görevler genellikle monoton ve zaman alıcıdır ve çalışanların daha yaratıcı ve verimli olmalarını engeller. RPA, bu tür görevleri otomatik hale getirerek çalışanların zamanlarını daha verimli kullanmalarını sağlar.

ChatGPT gibi doğal dil işleme ve yapay zekâ modelleriyle entegre edilen RPA, insan-makine işbirliğini geliştirir. Bu; insanların yaratıcılık, eleştirel düşünme ve duygusal zekâ gerektiren görevlere odaklanmasını sağlarken, zaman alıcı, tekrarlayan ve rutin işler otomatikleştirilerek hızlı ve hatasız bir şekilde gerçekleştirilebilir.

Bilgisayarın hayatımıza ilk girmeye başladığı zamanlar; insanlar bilgisayarların işlerimizi elimizden alacağından endişe ederken, bilgisayarlar insanları desteklemek ve görevlerini kolaylaştırmak için kullanılmaya başlandı. Bu da iş süreçlerinin daha etkili ve verimli hale gelmesine katkıda bulundu. Bugün akıllı telefonlarımız sayesinde her an cebimizde birer bilgisayar taşıyoruz. İnsan odaklı otomasyon da aynı şekilde, otomasyonun insanlarla birlikte çalıştığı, insanların daha değerli işlere odaklandığı ve iş süreçlerinin daha verimli hale geldiği bir yaklaşımı temsil ediyor.

RPA ve ChatGPT'nin birleşimi, şirket süreçlerinin geleceğini yeniden şekillendirecek. Bu birleşim yeni bir verimlilik, müşteri memnuniyeti ve iş büyümesi seviyesini açığa çıkaracak.

Yalın Düşünce ile ERP Seçimi ve Uygulaması

Yalın Düşünce Sistemi’nin en önemli köşe taşlarından biri olan 3 Tehlikeli M; ERP Sistemlerinin kurulması, işletilmesi ve sürdürülebilirliğinin sağlanması noktalarında önemli bir yer tutmaktadır. Muda, Muri ve Mura olarak adlandırılan 3M, ERP ‘nin tek veritabanı üzerinden kurulması aşamasında, kurulduktan sonra ise doğru verinin elde edilmesi ve amaca uygun olarak doğru raporlamanın sağlanması hususunda önem arz eder.

MUDA (değer katmayan) - İş bitim sürelerini uzatan, bir malzemeyi ya da aleti almak için gereksiz hareketler yapmaya neden olan, stok fazlalığı yaratan ya da sonuçta her tür beklemeye yol açan fire niteliğindeki hareketlerdir. Kısaca müşterinin parasını ödemeye hazır olduğu değer yaratan faaliyetlerin haricindeki her şey Yalın Düşünce‘de israf olarak adlandırılır.

Bu israflar 7 temel kategoride özetlenmiştir :
- Yetersiz çalışma metodları
- Uzun hazırlık zamanları
- Yetersiz prosesler
- Eğitim eksikliği
- Yetersiz bakım
- Uzun mesafeler
- Liderlik eksikliği

MURI (aşırı yük) - Kısaca Muri ekipman ve personellerin, izin verilenden daha fazla kuvvet ve emekle, daha uzun bir zaman dilimi içerisinde, daha yüksek bir performansla çalışmasını isteyerek aşırı yüklenme anlamına gelir. Muri, kaynakların verimli planlanmamasından kaynaklanan ve insanlara aşırı yük bindirmek gibi sonuçlara yol açacağından dolayı emniyet ve kalite sorunları üretir. Makinelere aşırı yük bindirmek ise arızalara ve ürün kusurlarına yol açar. 

MURA (düzensizlik, dengesiz yüklenme) - Bunu diğer iki israfın sonucu olarak görebiliriz. Normal üretim sistemlerinde kimi zaman insanlarla makinelerin kaldırabileceğinden fazla iş yükü olur, kimi zaman da iş olmaz. Düzensizlik git gelli bir üretim programından ya da zaman kaybı ve parça yokluğu veya hatası gibi iç nedenlere bağlı olarak bir inip bir çıkan üretim hacminden kaynaklanır. Mura’nın sonucu Muda olabilir.

Muda’lar; Muri ve Mura’lar önlenmeden tam olarak yok edilemez. Baş harfi M ile başlayan bu uç Japon kelime işletmelerdeki israflara işaret eden ve ortadan kaldırılması gereken 3M olarak adlandırılır.

Firmalarımızdaki genel eğilim, mevcut çalışma şeklimizi eleştirmeden, neyi niye yapmakta olduğumuzu sorgulamadan, yazılımda karşılığını oluşturmaya çalışmaktır. Aslında hatalarımızı otomatize ederek, bir başka deyişle mevcut israflarımızı yazılım içerisine yerleştiririz.

Yazılım programları veya otomasyon sistemleri, belirli varsayımlar ve şartlar uygun olduğu sürece beklenen sonucu verecek sistemlerdir. Bu bakış açısından, tüm yazılımlar firmanın hedeflerine ulaşması için kullanabileceği araçlardır. Ancak bir çok durumda ERP projelerinin araç olmaktan çıkıp, kendi başına bir amaç haline geldiğini ve firmanın verimli kullanması gereken kaynaklarını tüketmeye başladığını gözlemlemekteyiz. ERP projelerinin başarıya ulaşması için aşağıdaki noktalara dikkat etmeliyiz. 

- Amaç firmaya değer katmaktır. Firma açısından hangi yazılımın kullanıldığının, ya da hangi programlarla üretimin ve hammaddelerin planlandığının, kontrol edildiğinin bir anlamı yoktur. 

Herhangi bir yazılım, ya da otomasyon programı, firmaya sağlanan değerin mükemmelleştirilmesine katkıda bulunduğu oranda anlamlıdır.

Yani ERP sistemleri aşağıdaki maddeleri sağlıyorsa değerlidir:

• Hızı arttırmak,
• Kaliteyi arttırmak,
• Esneklik sağlamak,
• Maliyetleri düşürmek.

ERP’nin sağladığı en önemli değerlerden biri de firmanın önemli ve herkesin paylaşması gereken bilgileri ortak bir veri tabanında birleştirmesidir. Ortak veri tabanının olmadığı, herkesin farklı kaynaklardan bilgi sağladığı durumlarda, birbirinden farklı bilgiler söz konusu olabilir ki bu da yanlış kararlara yol açabilir. Aynı hammaddeyi iki farklı üretim biriminin birbirinden bağımsız, hammadde fiyatlandırması yaptığını düşünelim. Bu durumda ortaya çıkacak ürünün doğru maliyet bilgisinin ne olduğunu tespit etmek, bunun üzerinden genel bir fiyatlandırmaya gitmek, ürünün karlılığını doğru hesaplamak ve sonrasında satışı arttırmaya yönelik olası kampanyalara karar vermek mümkün olmayacak ya da firma açısından zararlı sonuçlara yol açabilecektir. Mühendislik açısından ele alındığında da bir üründe yapılan geliştirmenin iki farklı birimde de uygulanması hem atlanabilecek, hem de fiiliyatta aynı işi, örneğin aynı mamül ağacının iki kez revize edilmesi anlamı taşıyacağından sürdürülmesi oldukça zor bir süreçtir. Tek bir veritabanın olduğu durumda ise, tüm veriler tek bir kaynakta bulunduğundan dolayı hem hata olasılığı azalmakta hem de genel olarak sürecin takibi kolaylaşmaktadır. 

Firmaların MRP yazılımı kullanmasının temel amacı, stokları takip edebilmek buna bağlı olarak malzeme ihtiyaç planlaması yapmaktır. Yöneticilerin, bu yatırımı yapmasını sağlayan en önemli neden de “tek bir tuşla” üretimin hangi aşamada olduğunu, ne kadar hammadde ve mamül stoğu olduğunu vb. görebilmektir. Ancak bir çok şirkette MRP’den alınan stok miktarı ile fiili stok miktarı arasında farklar gözlemlenmektedir. Buradaki sorun çoğu durumda doğrudan yazılımdan kaynaklı bir sorun olmayabilir, en temel sorun ürün ağaçlarının sisteme yanlış girilmiş olmasıdır. Yani veri doğru olmadığı durumda, hangi yazılımın, otomasyon sisteminin kullandığının bir önemi yoktur.

Müşteriye istediği ürünü, istediği zamanda ve olması gereken kalite ile teslim etmek, ve aynı zamanda maliyetleri minimumda tutarak belirli bir karlılık seviyesini sürdürebilmek tüm şirketlerin temel amacıdır. Ama bu noktada tüm üretim sürecinin bir bütün olarak incelenmesi gerekir. Firmanın üretim kapasitesi, operasyon süreleri, depolama kapasitesi, tedarik süreleri gibi tüm parametreler birlikte ele alınmalıdır. Buradan çıkacak sonuçlar ışığında firmanın nasıl bir üretim akışına sahip olması gerektiği, hangi noktada ve neleri değiştirerek israfları ortadan kaldırabileceği ve minimum maliyetle beklenilen kalite düzeyini nasıl yakalayacağı belirlenmelidir. Hangi yazılımın ya da otomasyon sisteminin seçileceğine ancak bu noktadan sonra karar vermek doğru olacaktır.

Kurulacak olan ERP’nin seçilmesinin ardından ERP Projesi’nin sağlıklı bir şekilde yönetilebilmesi için firmanın proje ekibi ve ERP danışmanlarından oluşan doğru ekibin kurulması gerekir. Sonrasında tüm kullanıcılara eksiksiz olarak ERP eğitimleri verilir. Bu eğitimlerin verilmemesi halinde ERP Danışmanları, ERP’nin kurulmasının ardından kullanıcıların rolünü üstlenmek zorunda kalmaktadır. Bu da Muda’ya sebep olmaktadır. Aynı şekilde ERP Danışmanı’nın bu ekibin bir parçası olarak desteğini ekibin üzerinden çekmemesi gerekir. Proje Yöneticisi ve kullanıcılar ile arasındaki iletişimi her daim aktif olarak yönetmesi gerekir. Bu da yapılan işlemlerin tekrar tekrar düzeltilerek yapılmasının önüne geçecek ve Yalın Üretimin en önemli prensibi olan Just In Time ilkesini yerine getirecektir. Ve ERP sisteminin gelişmesi için yeni adımlar atılabilmesinin önünü açacaktır.

3M e dikkat edilerek kurulan ERP sistemleri sayesinde ortak bir veri tabanında, doğru verilere sahip olmuş olunacaktır. Elde edilen bu verilerden de anında, hatasız, esnek raporlamalar sayesinde kaliteyi artırmaya ve maliyeti düşürmeye yönelik sonuçlara ulaşılması sağlanabilecektir.

Seda KESİMCİ
ERP Danışmanı
seda.kesimci@prodasoft.com
PRODA Araştırma Geliştirme ve Yazılım Ltd. Şti.

Kaynaklar:
https://lean.org.tr/erpmrp-yazilimlari- ve-yalin- uretim-uzerine- dusunceler/
https://sites.google.com/site/bilsekydk/yalin-ueretim- teknikleri/3-m- muda-mura- muri