Bugüne kadar yürüttüğüm bir çok ERP projesinde, şirket içi endüstriyel süreçlerdeki problemlerden ziyade çalışanlardan kaynaklanan bireysel engellerle sıkça karşılaştım. Proje hayata geçirildiğinde mevcut işlerini kaybedeceğinden korkan çalışanları, statülerini yitireceğini düşünen orta kademe yöneticileri, mevcut sistemin verimsizliklerine rağmen çeşitli nedenlerle ondan vazgeçmek istemeyen proje muhaliflerini, tüm bunların hepsini aynı saflarda, ancak ERP projelerinde görebilirsiniz. Çünkü eyvah(!), artık kuralları belli, izlenebilir ve şeffaf bir sistemde verimlilik ve performans ön plana çıkacak, şirkette boşa akan musluklar kapanacak, varlığı bile bilinmeyen israflar yok olacak, verimli çalışanla verimsiz çalışan ayrışacak! Tüm bunların sorumlusu, ERP projeleriyle birlikte gelen değişim yönetimi atmosferidir.
Değişim yönetimi, şirket verimliliği ve performansında radikal gelişmeler elde etmek için organizasyonun, iş süreçlerinin ve çalışma şeklinin temelden yeniden düşünülmesi ve tasarlanmasıdır. Bu tasarım organizasyonel yapılanma, kültürel yapılanma, süreçlerde yapılanma, birleşme, satınalma, küçülme vb. formatlarda olabilir.
Özellikle ERP projeleriyle birlikte şirketler, ERP sisteminin hem kurulum sürecinde, hem de kurulum sonrasında etkisini net bir şekilde gösterecek olan kapsamlı bir değişim yönetimi sürecine girerler. Bu açıdan ERP projeleri değerlendirilirken, değişim yönetimi konsepti de mutlaka değerlendirilmelidir.
Beklentiler
ERP projesiyle ilgili olarak tarafların, farklı zamanlarda ve farklı niteliklerde beklentileri oluşabilir. Bu beklentilerle yakından ilgilenmezseniz, zamanla olumsuz iradelere dönüşebilirler. Olumsuz iradeler ise projeler için ciddi engellerdir. Projeyle ilgili tarafların beklentilerinin niteliği, ortaya çıkış zamanları ve yoğunlukları takip edilmeli, gerekli önlem ve aksiyonlar gecikmeden alınmalıdır.
Beklentilerin taraflarını ve içeriklerini şu şekilde gruplandırabiliriz:
-Son kullanıcıların beklentileri: ERP sistemini hızlıca öğrenmek ve kolayca kullanmak.
-Orta kademe yöneticilerin beklentileri: ERP sisteminden hızlı ve doğru raporlar (kararlar) almak.
-Sermayedar ve üst düzey yöneticilerin beklentileri: ERP kurulumu sırasında optimum masraf, ERP kurulumu sonrasında şirkette maksimum kâr.
-ERP tedarikçisinin beklentileri: Hatasız, verimli ve hızlı bir şekilde sistem kurulumu.
Niteliklerine göre beklentileri şu şekilde gruplandırabiliriz:
-Bazen taraflarca samimi bir şekilde dile getirilen “yüksek sesli beklentiler” olduğu gibi, sessiz kalarak içten içe yanan ve asla ihmal edilmemesi gereken “kor halindeki beklentiler” de olabilir.
-Tamamen bilgisizlik kaynaklı “boş beklentiler”in yanısıra, özellikle projeye muhalefet edenler tarafından üretilen ve gerçekte projenin öncelikleri arasında olmaması gereken faaliyetleri kapsayan “lüks beklentiler” olabilir. Bir başka deyişle, binanın temellerini atarken, perdelerin rengini tartışmak gerekmez!
-“Agresif beklentiler” ERP öncesi mevcut (eski) sistemin iyi yönlerine rağmen, bunların tamamen dışlanarak, yeni sistemin sil baştan tasarlanmasına yol açar. Bu durum, mevcut sistemin gelişimi için zamanında çaba göstermiş olan kullanıcıları gereksiz demotivasyona sürükler ve yeni projeye destek vermelerini engeller.
-“Sabırsız beklentiler” ayrı bir ilgi konusudur. Zira ERP sisteminin canlı kullanıma geçmesinin ardından, toplam performansın tüm şirkette net bir şekilde görülmesi aylar alabilir.
Sorular ve itirazlar
Beklentilerin yanısıra taraflardan gelen sorulara ve itirazlara da, değişim yönetimi kapsamında dikkat etmek gerekir. Özellikle proje onay ve kurulum aşamasında, şirketin çeşitli kademelerinde sorular ve itirazlar oluşabilir.
Sermayedar ve üst düzey yöneticiler şunları sorabilir :
-Projeye ne zaman başlamalıyız?
-Proje ne kadar sürecek ve en kısa zamanda nasıl bitirebiliriz?
-Kurulum için proje ekibimiz yeterli mi, başka desteğe ihtiyacımız olacak mı?
-Projede beklenmedik maliyetler neler olabilir ?
-Proje sonunda, eski sistemde yaşadığımız sorunlar/hatalar ortadan kalkacak mı?
Çalışanlar şunları sorabilir :
-Bu proje gerçekten gerekli mi?
-Proje bittikten sonra yaptığımız işler nasıl değişecek, azalacak mı yoksa artacak mı?
-Proje bittikten sonra işimiz ya da pozisyonumuz değişecek mi?
-Biz de bu projede çalışacak mıyız, çalışmak zorunda mıyız?
-Hem bu projede çalışıp, hem de günlük işlerimizi nasıl yürüteceğiz ?
-Proje yöneticisi kim olacak, proje ekiplerinde kimler olacak?
Projeye itiraz edenler şunları söyleyebilir :
-Zaten işimiz başımızdan aşkın, bir de bu ERP projesiyle mi uğraşacağız?
-Biz küçük bir işletmeyiz, neden bu kadar pahalı bir sisteme geçiyoruz ki?
-Bizim işimiz çok farklı, bize uygun bir sistem bulmak/kurmak zor.
-Bu yazılıma para vereceğimize yeni bir üretim tezgahı alsaydık daha iyi olurdu.
-Bilgi işlem departmanına bir kişi daha alsalar, bu projeye gerek kalmazdı.
Değişim korkusu
Küresel rekabette ayakta kalan şirketleri analiz ettiğimizde, kısa dönemli başarılarının sarhoşluğuna kapılmadan kendilerini sürekli olarak geliştirdiklerini görürüz. Onlar güçlü bir liderlik ve yeni vizyonlar ışığında, sürekli değişimi planlamak ve yürütmekten çekinmezler, zira kuralları yazamayanların kurallara uymak zorunda olduğunu bilirler. Ancak “eski köye yeni adet getirmeyelim” veya “böyle gelmiş böyle gider” diyen şirketler için, radikal bir değişim aracı olan ERP projeleri oldukça korkutucu olabilir. Özellikle kurumsal olmayan ve geleneksel yapıdaki şirketlerde oluşan bu korku, müdahale edilmediği takdirde itiraza dönüşebilir.
Bunun değişik nedenleri olabilir:
-Şirketteki kontrolsuz süreçlerden maddi olarak nemalanıyor olmak.
Örneğin denetimlerde ortaya çıkmayacak şekilde kayda alınmayan, düşük ancak sürekli miktarlardaki hurda ya da firelerin, bazı çalışanların cebine girdiğini, yürüttüğümüz bazı ERP projelerinde, yoğun itirazlara rağmen tesbit ettik.
-Otomasyon sonucu açığa çıkacak işgücü.
Örneğin farklı departmanlarda, farklı kişilerin, aynı işi (mükerrer) yapıyor olması ve ERP sisteminin gelmesiyle oluşacak optimizasyon, ilgili kişilerde bir endişe yaratacaktır.
-Proje yönetiminin yetersizliği sonucu çalışanlardaki endişe.
Proje yönetiminin çeşitli konularda (iletişim, sorun çözme, iş planlama vb.) yetersiz kalması sonucu özellikle ERP kurulum aşamasında bazı çalışanların üstündeki iş yükü artışı, mevcut pozisyonların düşme/değişme olasılığı, yeni sistemde başarısız olma riskinin yükselmesi, çok çalışmaya rağmen değer görmeme korkusu vb. gerekçelerle, projeyle ilgili bazı çalışanlarda endişe oluşabilir.
Özellikle kritik kullanıcıların projeye göstereceği direnç ya da ilgisizliğin nasıl aşılacağı konusunda, şirketin ve sektörün özelliklerine göre çözümler geliştirilmelidir.
Hedef kitle
Projeden beklentiler, projeye sorular/itirazlar ve değişim korkusunun bünyesinde harmanlandığı bir hedef kitleyi de değişim yönetimi kapsamında analiz etmeliyiz.
-Projeyi destekleyenler
Mevcut sistemde yaşadıkları sorunlar nedeniyle yeni bir sisteme gereksinim duyarlar. Projenin en büyük destekçisi olacağından hareketle, bu kitlenin motivasyon ve teknik katkısının projeye aktarılmasının çeşitli yolları aranmalıdır.
-Projeye muhalefet edenler
Projeye “sesli muhalefet” edenlerin yanısıra, “sessiz muhalefet” edenlerin verdikleri işaretler mutlaka tesbit edilmelidir. Örneğin şirket içi orta kademe yönetim bürokrasisinin yoğunlaşması, onaylanması gereken süreç analizlerinin bekletilmesi, proje ekibinin acil bir iş için kendi departmanına geri çağırılması vb. sorunlarla karşılaşmaya her an hazır olunmalıdır.
-Kararsız kitle
ERP projesine direkt itiraz etmeyen ancak projenin gerekliliği ya da faydası konusunda kararsız olan bir kitlenin varlığını da unutmamalıyız. Bu kitlenin hacmi, proje yönetiminde geliştirilecek olan iletişim stratejilerinin yoğunluğunu belirleyecektir.
Projeye muhalefet edenleri ve kararsız kalanları tepkiyle karşılamak yerine öncelikle onlara empatiyle yaklaşarak, muhalefet gerekçelerini anlamaya çalışmak ve başarılı proje örnekleri göstererek projeye olumlu bakış açılarını geliştirmek gerekir.
İlgili Linkler: